Mit BOM in die Zukunft der Stiftung Casa Immanuel
Die Einführung des «Bambus Office Managers» ist ein entscheidender Schritt auf unserem Weg der digitalen Transformation.
Die Ausgangslage: eindrückliche Zahlen
Die Casa Immanuel ist nun zwanzigjährig geworden und hat sich in dieser Zeit natürlich stetig weiterentwickelt. Jährlich begleiten wir über 300 Ratsuchende, dies in Form von über 25 Kursen und über 1’000 Timeout-Übernachtungen. Dabei wollen rund 3’500 Lebensberatungsgespräche und 3'000 Übernachtungen organisiert sein. Die Küche muss rund 13’000 Mal im Jahr wissen, wann sie wie viele Menschen wie verpflegen soll. Hinzu kommt die Verwaltung von rund 500 Anmeldungen an unterschiedlichste Veranstaltungen. Die Buchhaltung schreibt jährlich rund 1'300 Rechnungen und verwaltet 750 Spendeneingänge... Dies sind nur einige Zahlen, sie machen aber deutlich, wie viele Tausende Informationen in unserem Haus jedes Jahr zusammenkommen und zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort den richtigen Mitarbeitenden und Gästen zur Verfügung stehen sollen.
Die Informationen für den kompletten Kernprozess waren bis anhin über eine ganze Reihe von historisch gewachsenen Systemen verteilt. Die Übertragung zwischen den Systemen erfolgte dabei von Hand, die Daten wurden in mehreren Listen verwaltet. Die Arbeitsweise war dementsprechend aufwändig und der Schichtwechsel am Empfang stellte eine Herausforderung dar. Wir wollten der zunehmenden Arbeitsbelastung etwas entgegensetzen und zugleich eine funktionierende Informationsverwaltung für die Zukunft der Casa Immanuel sicherstellen.
Der passende Partner: einstimmig vom Team gewählt
Markus Barmettler, Geschäftsführer der BAMBUS Software AG aus Kriens LU, war von Anfang an überzeugt, dass er mit seiner modularen Lösung «Bambus Office Manager» BOM unsere komplexen Abläufe und Anforderungen in einem System zusammenfassen kann. Da wir mit BAMBUS einen Partner haben, bei dem alles aus einer Hand kommt, und die Wege zwischen uns kurz sind, lassen sich auch individuell benötigte Lösungen umsetzen.
Die Entscheidung zur Wahl der Lösung und des Partners haben wir uns nicht leicht gemacht: Sie war Sache des ganzen Projektteams und fiel einstimmig aus. Denn nicht nur die Wahl der geeigneten Lösung war von Bedeutung, sondern auch die Frage, mit welchem Partner wir miteinander in die Zukunft gehen wollten. Denn uns war von Anfang an bewusst: Diese Zusammenarbeit gleicht vielmehr einer Ehe als einer einfachen Partnerschaft. Das Team von BAMBUS hat uns auch auf der Beziehungsebene abgeholt, und wir freuen uns über die Zusammenarbeit.
Der erste Meilenstein: hart erkämpft
2023 ist nun das erste Geschäftsjahr, welches wir komplett in BOM erfasst haben. Über diesen Meilenstein freuen wir uns sehr. Denn insbesondere die Einführung der Hauptanwendungen hat doch länger gedauert und dem Projektteam mehr abverlangt, als wir uns vorgestellt hatten. In schwierigen Momenten hat uns nicht zuletzt das gemeinsam durchgerungene Ja zum Projekt getragen. Aber auch das Gesamtteam, allen voran die Lebensberater, mussten sich zugunsten einer kompakten Datenhaltung auf die neuen Anwendungen einlassen und Gewohntes loslassen. Hier war spürbar, dass das Team auch trotz der Unannehmlichkeiten hinter dem Projekt stand und es so als Ganzes mitträgt.
Jetzt: den Fokus behalten!
Sehr erfreulich sehe ich die Früchte aus den bereits umgesetzten Anwendungsfällen. Beispielsweise lässt sich heute auf Knopfdruck ein mehrtägiger Timeout-Aufenthalt korrekt abrechnen. Dafür benötigten wir früher durchaus mal eine halbe Stunde Zeit, um uns die für die Abrechnung benötigten Informationen an den verschiedenen Orten zusammenzusuchen. Und während die monatliche Abrechnung aller ambulanten Leistungen früher fast zehn Stellenprozente ausmachte, geht dies heute in wenigen Minuten! Dies ist für uns ein grosser Gewinn und längerfristig auch ein wichtiger wirtschaftlicher Nutzen.
Das Projekt ist jedoch noch nicht ganz abgeschlossen. Aufgrund von personellen Veränderungen sowohl aufseiten von BAMBUS als auch bei uns mussten wir die Umsetzung von einigen Anwendungsfällen ins laufende Jahr 2024 verschieben. Das Projekt fordert uns also weiterhin heraus, uns immer wieder auf neue Gegebenheiten einzustellen und unseren Fokus während dieses «Marathonlaufs» weiterhin nicht zu verlieren.
Ich danke im Namen der Stiftung Casa Immanuel allen Personen, die mit ihrem Einsatz und ihrem Herzblut dazu beigetragen haben, dass unser Grossprojekt bereits eine Menge Früchte getragen hat!
Liebe Grüsse von
Michael Schmälzle
Geschäftsleitung Verwaltung, Projektleiter mit dem Projektteam Esther Reist, Ortrud Maria Bernd und Elisabeth Zobrist
